Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Smove Oy käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjänä. Seloste koskee verkkosivustomme kävijöitä, yhteydenottajia sekä palvelumme tilaaja-asiakkaiden yhteyshenkilöitä.

Kun asiakkaamme käsittelee työntekijöidensä tietoja palvelussa (työvuorot, poissaolot ja muu HR), asiakas on rekisterinpitäjä ja Smove toimii henkilötietojen käsittelijänä. Tätä käsittelyä koskee erillinen tietojenkäsittelysopimus, josta kerrotaan GDPR-sivulla.

Rekisterinpitäjä on Smove Oy (Y-tunnus 3596026-3). Postiosoite: Linnanpellonkatu 52, 70300 Kuopio.

Emme ole nimittäneet erillistä tietosuojavastaavaa, mutta tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen [email protected].

Smove on rekisterinpitäjä niiden tietojen osalta, joita se itse hallitsee: verkkosivuston kävijät, yhteydenotot sekä asiakkaiden yhteyshenkilöt.

Niiden tietojen osalta, joita asiakas syöttää palveluun omista työntekijöistään, asiakas on rekisterinpitäjä ja Smove käsittelee tietoja asiakkaan lukuun. Tämä seloste ei kata tällaista käsittelyä, vaan sitä koskee asiakkaan kanssa tehtävä tietojenkäsittelysopimus.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun tarjoaminen, käyttäjätilien hallinta ja kirjautuminen
• Asiakassuhteen hoito, tuki ja viestintä
• Laskutus ja kirjanpidon lakisääteiset velvoitteet
• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
• Markkinointi ja yhteydenpito liiketoiminnan yhteyshenkilöihin
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käsittelemme pääasiassa seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot: nimi, työsähköposti, puhelinnumero, organisaatio ja rooli
• Tilitiedot: käyttäjätunniste ja tilin asetukset
• Sopimus- ja laskutustiedot
• Yhteydenotot ja asiakaspalveluviestintä
• Tekniset tiedot: lokitiedot, IP-osoite ja istuntotiedot palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi

Saamme tiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään tai hänen työnantajaltaan, kun palvelua otetaan käyttöön tai sitä käytetään. Osa tiedoista syntyy palvelun käytön yhteydessä. Yritystietoja voidaan täydentää julkisista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä.

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin perusteisiin:

• Sopimus: palvelun tuottaminen tilaajalle ja käyttäjille
• Oikeutettu etu: asiakassuhteen hoito, palvelun kehittäminen ja tietoturva
• Suostumus: sähköinen suoramarkkinointi
• Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, ettei käsittely syrjäytä rekisteröidyn etuja tai oikeuksia. Osa tiedoista on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai palvelun käyttämiseksi; ilman niitä emme voi tarjota palvelua.

Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät puolestamme huolellisesti valitut alikäsittelijät, jotka tuottavat esimerkiksi konesali-, sähköposti- ja kirjanpitopalveluita. Kaikki alikäsittelijämme sijaitsevat Suomessa tai muualla EU:ssa, ja heidän kanssaan on tehty tietojenkäsittelysopimukset. Ajantasainen lista löytyy GDPR-sivultamme.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tiedot säilytetään Suomessa ja niitä käsitellään ainoastaan EU- ja ETA-alueella.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen:

• Tili- ja asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja enintään 90 päivää sen päättymisen jälkeen, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan
• Kirjanpitoon liittyvät tiedot: kirjanpitolain edellyttämän ajan, pääsääntöisesti 6 vuotta
• Yhteydenotot: enintään 12 kuukautta
• Varmuuskopiot: kierrätetään noin 30 päivän jaksoissa

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy tietoihisi ja tarkastaa ne
• Oikaista virheelliset tiedot
• Pyytää tietojesi poistamista
• Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• Saada tietosi siirrettävässä muodossa
• Peruuttaa antamasi suostumus

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Vastaamme pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Emme tee tässä selosteessa tarkoitettua henkilötietoja koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

Palvelussa tehtävä automaattinen työvuorosuunnittelu koskee asiakkaan työntekijöiden tietoja, ja siinä asiakas toimii rekisterinpitäjänä. Tätä käsittelyä koskee tietojenkäsittelysopimus.

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tiedot salataan siirrettäessä ja levossa, pääsy on rajattu roolipohjaisesti vähimmän oikeuden periaatteella, ja käyttöä seurataan lokitiedoilla. Tiedot tallennetaan suomalaisiin konesaleihin ja niistä otetaan säännölliset varmuuskopiot.

Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, ilmoitamme siitä lain edellyttämällä tavalla valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa sinulle.

Jos katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Verkkosivustomme ei käytä seuranta- tai analytiikkaevästeitä eikä kolmansien osapuolten mainosseurantaa. Fontit ja muut resurssit ladataan omalta palvelimeltamme. Itse palvelu käyttää vain välttämättömiä evästeitä kirjautumisen ja istunnon ylläpitoon.

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Julkaisemme ajantasaisen version tällä sivulla ja merkitsemme päivityspäivän sivun yläosaan.